POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

MOMENTIA se compromete en proteger su privacidad y la ley de protección de los derechos de habeas data y para ello hemos diseñado las siguientes políticas de almacenamiento, tratamiento y uso de sus datos personales:

Este documento fue elaborado de conformidad con los (arts. 15 y 20) de la Ley 1581 de 2012; de la Constitución Política de Colombia “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

Este documento es aplicable al tratamiento de los datos personales que obtenga y administre Servicios Exequiales Latinoamericanos SAS (en adelante MOMENTIA), Igualmente, es aplicable para el tratamiento de los datos personales que obtengan en las empresas donde posean acciones en su condición de socio y administrador de todas sus bases de datos.

Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento serán usadas para las bases de datos contenidos en los siguientes casos:

Empleados, proveedores, intermediarios comerciales, campañas comerciales a través de las redes sociales, visitantes a las páginas web de grupo (www.momentia.co, www.serexel.com, www.previsiónexequialinternacional, www.hilocuantico.com, www.tormenta.com.co), seguidores de las cuentas de redes sociales, clientes de previsiones exequiales o membresías, afiliados a previsiones exequiales nacionales o internacionales, bases de datos de visitantes a las salas de velación, personas que participen en campañas de marketing online y ofline, familias que soliciten servicios de necesidad inmediata)

Por medio de las presentes políticas se da cumplimiento a lo normado en el literal k) del artículo 17 y en el literal f) del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, que regulan los deberes que obligan a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales, así como a lo dispuesto en el Capítulo Tercero del Decreto 1377 de 2013 sobre “Políticas para el Tratamiento”, dentro de los cuales se encuentra la obligación de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, en especial para la atención de consultas y reclamos, y velar porque los encargados del tratamiento lo cumplan. Igualmente, este documento tiene como objeto el regular los procedimientos de recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza MOMENTIA a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data de acuerdo a lo normado en la ley en Colombia , persigue los siguientes objetivos:

- Facilitar el acceso general a la información relacionada con los productos y servicios de MOMENTIA; para la comercialización por los diferentes medios y canales de comunicación propios o de terceros.

- Proveer, informar y promocionar productos y servicios.

- Realizar llamadas de fidelización y verificación a nuestros clientes.

- Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros afiliados y proveedores.

- Evaluar la calidad de los productos y servicios.

- Realizar encuestas, estudios internos y externos de mercado.

- Gestión de cobranza a través de nuestros diferentes canales de recaudo propios y a través de terceros o contratistas.

- Digitalizar la base de datos para nuestro software por ingresos, retiros y actualizaciones.

- Expedición de documentos legales y contractuales.

- Compartir datos con las diferentes notarias y registradurías o parroquias que lo requieran para el cumplimiento de los rituales funerarios comprometidos.

- Elaboración de documentos legales de recaudo.

- Avisos por mora, refinanciaciones de productos de parque cementerio e información sobre los estados de cuenta.

- Notificaciones para el traslado de restos y exhumaciones.

- Consulta de datos para: verificar la información del cliente, para actualizar sus datos, para verificar productos, pagos, estados de cuenta, conciliaciones, para proveer servicios, para refinanciaciones, para cambios de servicios, para conciliar cobros de convenios, elaboración de tarjetas de cobros, desistimientos, retiros y adiciones de inscrito principal y grupo suscrito, para la elaboración de contratos, para renovación de contratos, para realizar devoluciones, para envío de incentivos y auxilios, convocatorias para programas de recreo, capacitación, duelo y tanatología, envíos de información y publicidad.

- Procesamiento de datos para obtener pruebas de información, diseño, desarrollo e implementación de aplicaciones.

- Copias de seguridad de la base de datos en diferentes medios de preservación.

- Generación de reportes, indicadores, estadísticos y archivos planos para manejo interno y entidades estatales de control.

- Respuestas a Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.

MOMENTIA recibe y almacena cualquier información que los usuarios proporcionen, al utilizar nuestros servicios, ya sea al proporcionarlos de manera telefónica en nuestro call center, al participar en promociones y ofertas, al registrarse como usuario, vía correo electrónico, información publicada en las redes sociales, grupos de chat o comentarios. La información recopilada (en adelante la “Información Personal”) incluye –entre otros- nombre y apellido, dirección postal, nacionalidad, número telefónico, dirección de correo electrónico, la información sobre su tarjeta de crédito (tal como el número de la tarjeta de crédito, el nombre del titular de la tarjeta y la fecha de vencimiento). Usted podrá elegir no darnos información, pero en general se requiere cierta información sobre Usted para adquirir nuestros servicios, si Usted elige no darnos determinada información, entonces no podrá contratar con Nosotros. Adicionalmente, MOMENTIA podrá grabar o controlar para propósitos de control de calidad y de formación del personal, las llamadas realizadas a nuestro call center. Las grabaciones de las llamadas se retendrán durante el tiempo que sea razonablemente necesario y posteriormente se borrarán, a entera discreción de MOMENTIA.

En la medida permitida por la Ley, MOMENTIA podrá obtener Información Personal sobre Usted y añadirla a la Información Personal que Usted nos proporciona ya sea de entidades afiliadas, socios comerciales y otras fuentes de terceros independientes -como ser bases de datos públicas, información recopilada durante una conversación telefónica con el call center y/o a través de aplicaciones interactivas-. Tenga en cuenta que toda la información que recopilamos sobre Usted puede combinarse con la Información Personal para, por ejemplo ayudarnos a adaptar nuestras comunicaciones a sus necesidades y desarrollar nuevos servicios que puedan ser de su interés. Cualquier Información Personal obtenida por MOMENTIA por los medios aquí descriptos será tratada de conformidad con las disposiciones de esta Política de Privacidad. Tal como establece esta Política más abajo, esta Política no cubre las prácticas de aquellos terceros de los cuales recibimos información.

DERECHOS DE LOS INSCRITOS DE LA INFORMACIÓN

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el inscrito de datos personales tiene los siguientes derechos:

- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a MOMENTIA, en su condición de responsable y Encargado del Tratamiento.

- Solicitar prueba de la autorización otorgada a “Repatriación Latina.”, en su condición de responsable y Encargado del Tratamiento.

- Ser informado por MOMENTIA previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante MOMENTIA.

- Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DEBERES EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

MOMENTIA tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas naturales a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente en la autorización obtenida y respetando en todo momento los mandatos de la Constitución, la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales y el Decreto 1377 de 2013 que la reglamenta. 
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Repatriación Latina. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

- Garantizar al dueño de los datos, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

- Realizar oportunamente, esto es, en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.

- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los dueños de los datos en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

- Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por los dueños de la base de datos y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los dueños de la base de datos.

- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

MECANISMOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

La Ley 1581 de 2012 confiere a todas las personas naturales, derechos y garantías que buscan dotarlos de herramientas para proteger sus datos personales y el uso que se les da a estos. Todo derecho que pretenda ser efectivo debe contar con un mecanismo conocido y eficiente mediante el cual se pueda hacer valer.

MOMENTIA presenta los derechos que pueden hacer valer, en su condición de dueño de la base de datos de la información, y los mecanismos que tenemos a su disposición para ello.

A) DERECHO DE ACCESO: El poder de disposición o decisión que tiene el dueño de la base de datos sobre la información de la que es titular implica el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como su alcance. MOMENTIA garantiza al dueño de la base de datos el derecho de acceso así:

1. Podrá conocer, si lo solicita, si efectivamente su(s) dato(s) está(n) siendo tratado(s) por MOMENTIA.

2. Podrá tener acceso a sus datos personales que estén en posesión de MOMENTIA.

3. MOMENTIA informará al titular, sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

4. MOMENTIA garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del dueño de la base de datos o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, de manera gratuita, el detalle de sus datos personales a través de medios físicos o electrónicos que permitan el acceso directo del dueño de la base de datos a ellos, de forma que pueda hacer efectivo su derecho de rectificar, corregir o solicitar la supresión de todos sus datos o de parte de estos.

B) CONSULTAS: De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los inscritos o sus causahabientes podrán consultar la información personal del inscrito que repose en cualquier base de datos. El responsable del tratamiento o encargado del tratamiento deberán suministra a estos toda la información contenida del suministra el en registro individual o que esté vinculada con la identificación del inscrito. La consulta se habilitará por el medio habilitado por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales MOMENTIA garantiza:

Tener habilitada sus líneas de atención al consumidor 1800 468 49 50, +57 312 804 20 20 así como la cuenta de correo electrónico servicioalcliente@momentia.co y otros que considere pertinentes en su momento y que serán efectivamente anunciados mediante modificaciones a su Aviso de Privacidad.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

C) RECLAMOS: De conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el dueño de la base de datos o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del dueño de la base de datos, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y con inclusión de los documentos que soporten la reclamación. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que “Repatriación Latina” no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

b) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en un término no mayor a dos (2) días hábiles, en la base de datos, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informarán al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho(8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VIGENCIA

El presente documento rige a partir del 26 de marzo de 2013 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique.

DURACIÓN

MOMENTIA hará uso de la información personal previamente autorizada y sin ninguna solicitud de revocatoria de la misma por 50 años, habiendo cumplido las políticas de tratamiento de datos personales conforme al artículo

AUTORIZACIÓN DE MANEJO DE DATOS PERSONALES 

Mediante la ley 1581 de 2012 se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales con el propósito de “desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”.

Para facilitar la implementación y el cumplimiento de dicha ley, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013, en el que se regula expresamente la autorización del Inscrito de la información para el Tratamiento de sus datos personales.

MOMENTIA (SERVICIOS EXEQUIALES LATINOAMERICANOS SAS En Colombia SERVICIOS EXEQUIALES LATINOAMERICANOS LLC en Estados Unidos), como responsable y encargado del tratamiento de datos personales, requiere obtener SU AUTORIZACIÓN expresa para registrar y tratar su Información Personal para –entre otros- los siguientes fines: llevar a cabo las transacciones que usted haya iniciado; ofrecerle servicios; remitirle confirmación y actualizaciones sobre su servicio; procesamiento de facturas; responder a sus preguntas y comentarios; contactarnos con Usted para propósitos de servicio al cliente, realizar encuestas, notificarle por correo electrónico las ofertas especiales y los servicios relacionados su interés salvo que usted no lo desee. Asimismo, utilizamos la información de las tarjetas de crédito (tal como nombre del titular de la tarjeta, número de la tarjeta de crédito y fecha de vencimiento) solamente para el propósito de debitar el servicio que Usted adquiera con nosotros. Además, también requiere su consentimiento Toda Información Personal es recolectada y almacenada en servidores de Amazon en Estados unidos. Momentia, puede reubicar esta información con otro proveedor de servidores en la nube de las mismas características de seguridad en el futuro, y puede almacenar Información Personal en los Estados Unidos o en otros países, con fines de respaldo o back up. Usted presta su consentimiento inequívoco para que MOMENTIA pueda transferir sus datos con destino a cualquier país del mundo. Al remitir Información Personal, Usted autoriza y presta su consentimiento libre e informado para que, de conformidad con nuestra Política de Privacidad, MOMENTIA recopile, utilice y almacene su Información Personal para (1) proveer los servicios que usted solicite; y (2) enviarle información relevante en forma personalizada – incluido, pero no limitado de los servicios -. En el caso de transferencia de datos personales, se informa que el receptor de los datos personales asumirá las mismas obligaciones que corresponden al responsable que transfiere los datos personales.

La Información Personal será tratada con el grado de protección legalmente exigible para garantizar la seguridad de la misma y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado. MOMENTIA resguarda su Información Personal de acuerdo a estándares y procedimientos de seguridad y confidencialidad impuestas por las leyes de protección de datos personales. MOMENTIA no transmite, divulga o proporciona la Información Personal recopilada a terceros diferentes del titular de dicha Información Personal y/o aquellos terceros descriptos en la presente en estas políticas. En este sentido, MOMENTIA toma las precauciones para proteger la Información Personal de los usuarios. 

Usted presta su consentimiento inequívoco para que MOMENTIA pueda compartir la Información Personal relevante de sus usuarios con proveedores para la gestión de sus servicios, tales como funerarias, empresas de transporte, aerolíneas, crematorios y otros proveedores de servicios que Usted contrate con MOMENTIA. Asimismo, para compartir su Información Personal con proveedores que prestan servicios para MOMENTIA, incluyendo tarjetas de crédito, analítica comercial, servicio de atención al cliente, marketing y prevención de fraude. También podríamos autorizar a proveedores de servicios a recopilar Información Personal en nuestro nombre, incluyendo según sea necesario para operar ciertos elementos de MOMENTIA o para facilitar la entrega de publicidad en línea adaptada a sus intereses. Además, MOMENTIA podrá compartir Información Personal con socios comerciales, con quienes conjuntamente podríamos ofrecer servicios. Dichos proveedores y socios comerciales están sujetos a contratos de confidencialidad que prohíben la utilización o divulgación no autorizada de la Información Personal a la cual tienen acceso. MOMENTIA podrá compartir también su Información Personal con la finalidad de cumplir la normativa aplicable y cooperar con las autoridades competentes. Finalmente, MOMENTIA podrá también compartir su Información Personal con las empresas pertenecientes al grupo de los mismos socios o dueños de MOMENTIA en Colombia, en Estados Unidos o cualquier otro país. El acceso a la información personal por tercero se regirá por la política de renuncia (opt out) siguiente:

Cuando Usted adquiera un servicio MOMENTIA, se le dará una opción en cuanto a si desea recibir circulares promocionales, correspondencia, mensajes, llamadas o alertas de correo electrónico sobre ofertas. Usted podrá modificar sus elecciones en cualquier momento, a través de una llamada al 1 (800) 4684950 y manifestando su cambio. MOMENTIA, se reserva el derecho de restringir el registro en el futuro a aquellos usuarios que aceptan recibir circulares promocionales, correspondencia, mensajes, llamadas o alertas de correo electrónico sobre ofertas. También se le dará en cada mensaje de correo electrónico que le enviamos la oportunidad de darse de baja en la subscripción a la recepción de mensajes. Los usuarios, titulares de la Información Personal tienen reconocidos y podrán ejercitar los derechos de acceder, cancelar y actualizar su Información Personal, así como a oponerse al tratamiento de la misma y a ser informado de las cesiones llevadas a cabo, en forma gratuita a intervalos no inferiores a seis meses, salvo que se acredite un interés legítimo al efecto conforme lo establecido en las leyes de protección de datos personales. Los usuarios garantizan y responden, en cualquier caso, de la veracidad, exactitud, vigencia y autenticidad de la Información Personal facilitada, y se comprometen a mantenerla debidamente actualizada. Los derechos antes descritos se ejercen por escrito a través de la presentación de la solicitud respectiva a la dirección Cra 24 Nro 57-11 en Manizales Colombia,  o en 777 Nw 72 Ave Suite 1075, miami Fl. Zip code 33126 o al siguiente correo electrónico: info@momentia.co En su solicitud deberá indicar su nombre completo y, en su caso, documento que acredite la representación legal del titular, adjuntar copia simple de su documento nacional de identidad, indicación de su correo electrónico y dirección postal que designe para notificaciones y algún número telefónico de contacto; y descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los que busca ejercer el derecho de acceso, rectificación y cancelación y documentos que sustenten el cambio. Una vez cumplido con los recaudos antes detallados, y siempre que correspondiera hacer lugar al pedido, MOMENTIA le comunicará a Usted si ha procedido a dar lugar a la misma o si rechaza el pedido. Asimismo, usted puede acceder, actualizar y corregir su información de registro en cualquier tiempo llamando a la línea 1 (800) 4684950 o escribiendo al correo info@momentia.co. El responsable de la base de datos en Colombia está ubicado en la Cra 24 Nro 57-11 en Manizales Colombia 

MOMENTIA en los términos dispuestos por el artículo 10 del decreto 1377 de 2013 queda autorizada de manera expresa e inequívoca para mantener y manejar toda su información, a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito a la cuenta de correo electrónico dispuesta para tal efecto: info@momentia.co

En mi condición de Inscrito, relacionado con MOMENTIA, consiento y autorizo de manera expresa e inequívoca, que mis datos personales sean tratados conforme a lo previsto en el presente documento, de acuerdo con la siguiente autorización que diligencio a través del siguiente formulario.